Tarif d’un consultant en subventions : comment prévoir son budget?
Tu diriges un OBNL et tu te demandes combien coûte un consultant en subventions? Voici comment t’y retrouver entre le tarif horaire, les forfaits et l’accompagnement mensuel et surtout comment déterminer ce qui correspond réellement aux besoins de ton organisme.
Parce que lorsqu’on travaille avec un budget serré, chaque dépense doit être réfléchie. Et si ton conseil d’administration souhaite que les ressources soient consacrées à la mission, il peut être difficile de justifier le fait de payer une personne externe pour la recherche ou la rédaction de demandes de subvention.
Pourtant, avant de regarder uniquement le prix, il faut se demander ce que tu souhaites réellement déléguer et quelle formule correspond à ta situation.
Les tarifs des consultants en subventions sont-ils encadrés au Québec?
Au Québec, les tarifs des consultants en subventions ne sont pas établis par une grille gouvernementale. Le métier de consultant en subventions n’est pas une profession réglementée dont les honoraires seraient fixés par un ordre professionnel.
Chaque consultant détermine donc ses tarifs en fonction de différents facteurs, comme son expérience, les services offerts, la complexité du mandat et le niveau d’accompagnement demandé.
Il est ainsi normal de trouver différentes façons de facturer : à l’heure, au forfait ou sous forme d’un accompagnement mensuel.
Autrement dit, il n’existe pas un tarif officiel auquel tu devrais t’attendre lorsque tu fais appel à un consultant en subventions. L’important est plutôt de comprendre ce qui est inclus dans les honoraires et de choisir une formule qui correspond aux besoins et aux ressources de ton OBNL.
Quel est le tarif d’un consultant en subventions?
Il n’existe donc pas un tarif unique pour les services d’un consultant en subventions. Le coût dépend notamment du type de mandat, de sa complexité, des tâches à réaliser et du niveau d’accompagnement souhaité.
Une recherche de financement ne demande pas nécessairement le même travail qu’une demande de subvention complète. De la même façon, une simple révision ne représente pas le même mandat qu’un accompagnement qui comprend la recherche, la rédaction et le suivi de plusieurs demandes.
Certains consultants facturent donc à l’heure, tandis que d’autres proposent des forfaits pour un mandat précis ou un accompagnement mensuel.
De mon côté, j’offre entre autre un tarif préférentiel de 125 $ l’heure aux OBNL.
Ce tarif peut notamment convenir lorsque tu as besoin d’une intervention ciblée, sans nécessairement vouloir t’engager dans un accompagnement à long terme.
Taux horaire, forfait : quelle formule choisir?
Le mode de facturation dépend surtout de ce que tu souhaites déléguer.
Le tarif horaire
Le tarif horaire peut être intéressant si tu as besoin d’un soutien ponctuel.
Par exemple, tu pourrais avoir besoin de quelques heures pour :
t’aider à répondre à certaines questions;
structurer un projet;
analyser un programme de financement;
améliorer une demande que tu as déjà commencée.
Cette formule te permet de faire appel à une ressource externe uniquement lorsque tu en as besoin.
Le forfait
Un forfait peut être adapté lorsqu’un mandat comporte plusieurs tâches ou lorsqu’il est possible de déterminer à l’avance ce qui doit être réalisé.
Cela peut notamment être le cas pour une recherche de subventions ou pour la rédaction complète d’une demande.
L’avantage est alors de connaître le coût du mandat avant de commencer, selon les modalités convenues.
L’accompagnement mensuel
Si ton OBNL a des besoins réguliers en matière de financement, un accompagnement mensuel peut être une autre possibilité.
Dans ce cas, tu ne repars pas de zéro chaque fois qu’une nouvelle occasion de financement se présente. Au fil du temps, le consultant apprend à connaître ton organisme, ses projets, ses priorités et sa réalité.
Pour ma part, mon accompagnement mensuel est de 1 875 $ par mois.
Peut-on payer un consultant en subventions au pourcentage?
On me pose souvent la question : est-ce que tu travailles à pourcentage? Ma réponse est toujours non.
Je comprends pourquoi l’idée est tentante. Quand ton budget est serré, payer seulement si la subvention entre semble moins risqué. Moi, je refuse pour des raisons éthiques.
La première raison, c’est la reddition de comptes. Dans les programmes que je vois, les frais de consultant pour la rédaction sont rarement admissibles, parfois jamais. Si on prend mes honoraires à même la subvention, tu te retrouves à mentir au bailleur de fonds dans ta reddition de comptes. Je ne veux pas te mettre dans cette position.
La deuxième : la dépense reste là. Disons que tu demandes 100 000 $ et que l’entente prévoit 15 %. Ça fait 15 000 $ d’honoraires pour un mandat qui en vaut beaucoup moins. Comme ces frais ne sont pas admissibles, c’est ton organisme qui les paie avec ses propres fonds.
Je ne suis pas seule à penser comme ça. La Grant Professionals Association, qui regroupe des professionnels en subventions, interdit à ses membres d’accepter un pourcentage d’une subvention obtenue. L’Association of Fundraising Professionals interdit aussi la rémunération basée sur un pourcentage des fonds recueillis.
Mon travail mérite d’être payé, que la subvention soit accordée ou non. Tu sais, la décision finale appartient au bailleur de fonds. Ce que tu paies, c’est le temps, la recherche et la rédaction.
Qu’est-ce qui est compris dans les honoraires d’un consultant en subventions?
Avant de comparer deux tarifs, il est important de regarder ce qui est réellement compris dans le mandat.
Selon le service choisi, les honoraires peuvent couvrir différentes tâches, par exemple :
la recherche de programmes de financement;
l’analyse des critères d’admissibilité;
l’identification des occasions pertinentes;
la rédaction d’une demande;
la révision d’un texte;
la préparation ou l’ajustement d’un budget;
le suivi des échéances;
la recherche de fondations;
le suivi mensuel des possibilités de financement;
l’accompagnement dans certaines démarches auprès des bailleurs de fonds.
Il faut également vérifier ce qui n’est pas inclus.
Combien de révisions sont prévues? Qui fournit les informations nécessaires? Qui dépose la demande? Certaines tâches sont-elles facturées séparément?
Plus le mandat est clair au départ, plus il est facile pour tout le monde de savoir à quoi s’attendre.
Comment justifier les honoraires auprès de son conseil d’administration?
C’est probablement l’une des questions les plus délicates pour une direction générale d’OBNL.
Ton CA peut très bien te dire :
« Pourquoi paierait-on quelqu’un pour rédiger nos demandes alors que cet argent pourrait aller directement à notre mission? »
C’est une question plus que légitime.
La réponse ne consiste pas nécessairement à démontrer qu’un consultant permettra automatiquement d’obtenir davantage de financement. Aucun consultant ne peut garantir qu’une demande sera acceptée.
La vraie question est plutôt de déterminer ce que ton organisme a les moyens de faire à l’interne et ce qu’il souhaite déléguer.
Par exemple :
Combien d’heures sont actuellement consacrées à la recherche de subventions?
Combien de demandes ne sont pas déposées faute de temps?
Qui assure la veille des programmes de financement?
Qui rédige les demandes?
Est-ce que la direction générale pourrait consacrer ce temps à d’autres responsabilités?
Quelles compétences sont déjà présentes dans l’équipe?
Quelle partie du processus gagnerait à être confiée à une ressource externe?
Le coût d’un consultant doit donc être regardé en fonction du mandat confié et des besoins réels de l’organisme.
Comment savoir si tu as besoin d’un consultant en subventions?
Tu n’as pas nécessairement besoin de déléguer tout ton processus de financement.
Tu peux avoir besoin d’un soutien ponctuel si tu veux simplement faire réviser une demande, comprendre un programme ou obtenir un regard externe sur un projet.
À l’inverse, un accompagnement plus régulier peut être intéressant si les demandes de financement occupent une place importante dans ton quotidien et que tu n’as pas suffisamment de temps pour assurer la recherche, la rédaction et le suivi.
Et entre les deux, plusieurs formules sont possibles.
L’objectif n’est pas de tout déléguer à tout prix. C’est plutôt de déterminer ce qui te prend trop de temps, ce que tu peux garder à l’interne et ce que tu gagnerais à confier à quelqu’un d’autre.
Comment choisir un consultant en subventions?
Le tarif est évidemment important, mais il ne devrait pas être le seul élément à regarder.
Avant de choisir un consultant, vérifie notamment :
les services inclus;
les livrables prévus;
les délais;
les modalités de paiement;
le nombre de révisions incluses;
les responsabilités de chacun;
les tâches qui pourraient entraîner des frais supplémentaires;
l’expérience avec les organismes de ton secteur.
Tu peux aussi demander au consultant comment il travaille, comment il compte apprendre à connaître ton organisme et quelle place tu auras dans la démarche.
Parce qu’au-delà des livrables et du tarif, il y a aussi le fit. Est-ce que sa façon de travailler correspond à la tienne? Est-ce que tu te sens écouté.e et compris.e? Est-ce que la communication est claire et naturelle?
Pour ma part, je ne vois pas mes mandats comme de simples relations transactionnelles. Je privilégie les collaborations qui permettent de bien comprendre la réalité de l’organisme, ses projets, ses enjeux et ses priorités.
Une bonne collaboration ne repose donc pas uniquement sur le prix. Elle repose aussi sur la confiance, une compréhension commune des besoins et des attentes claires dès le départ.
Je réponds à tes questions
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Il n’existe pas nécessairement un tarif moyen qui permettrait de comparer tous les consultants. Les honoraires varient selon le type de service, la complexité du mandat et le niveau d’accompagnement.
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Un consultant peut facturer à l’heure, proposer un forfait pour un mandat précis ou offrir un accompagnement mensuel. Certains demanderont un pourcentage de la subvention obtenue. (je t’explique plus haut pourquoi je refuse). La formule dépend du service demandé et des modalités convenues.
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Non. Un consultant peut travailler sur la recherche, la stratégie, la rédaction ou la révision d’une demande, mais la décision finale appartient au bailleur de fonds.
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Oui. Tu peux choisir de déléguer uniquement la recherche, la rédaction, la révision ou le suivi, selon les besoins et les ressources de ton organisme.
Tarif d’un consultant en subventions : trouvons la formule qui te convient
Chaque OBNL a une réalité différente.
Chez L’Adjointe rusée, toutes mes offres commencent par un appel découverte. On prend le temps de discuter de tes besoins, de tes projets et de ce que tu souhaites déléguer avant de déterminer la formule qui pourrait te convenir.
Tu n’as pas nécessairement besoin de tout me confier. L’objectif est de trouver le niveau d’accompagnement qui correspond réellement à ta situation.
